Принцип парето - Примерно 20% усилий приносят 80% результатов.
таким образом, чтобы быть эффективным - необходимо найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них. 

Матрица Эйзенхауэра (Быстрая приоритизация)

Безусловно, один из самых простых и быстрых способов приоритизировать задачи.

При поступлении задачи ее необходимо поместить в один из квадрантов, исходя из срочности и важности.

Задачи в квадранте "Срочные/Важные" и есть те самые 20% задач, над которыми нужно сосредоточиться.

Крайне удобно может быть распечатать себе матрицу на листе А4 и повесить на рабочем месте. Дальше задачи можно записывать на клейкие стикеры и размещать на листе.

Важно!

Если в квадрант "Срочные/Важные" попадает сильно больше 20% входящих задач, то это явный признак что вы склонны завышать реальную важность и срочность задач. Тогда стоит еще раз взглянуть на критерии по которым вы оцениваете срочность и важность задач, и сдвинуть границу срочности и важности по которой принимается решение.

Когда задачи распределены по квадрантам - мы можем легко решить как нужно поступить с каждой из задач.

• Важное/Срочное - делаем сейчас.
  Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, сделать задачи по главным проектам, и т.д.

• Важное/Не срочное - планируем когда сделаем.
  Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, общаться с партнерами, разрабатывать новые проекты, прочитать книгу и т.д.

• Не важное/Срочное - делегируем или выкидываем (если делегирование невозможно).
  Ежедневная рутинная работа – рассылка писем, совершение звонков, и т.д. Нужно быть осторожным с задачами из этого списка, ведь они занимают у вас время здесь и сейчас, при этом не являются важными для вас и ваших целей. За ними нужно постоянно следить, делегировать или убирать вообще.

• Не важное/Не срочное - выкидываем.
  Такие задачи лучше вообще вычеркнуть из повседневного списка.

Ключевым моментом является то, что после завершения всех дел из квадранта "Срочные/Важные" мы не начинаем брать задачи из "Срочные/Не важные", а делаем запланированные задачи из "Не срочные/Важные". Таким образом мы концентрируемся на том что действительно ВАЖНО и позволяет нам достигать глобальных целей.

ABCDE анализ

Этот метод также предполагает приоритизацию задач. После тщательного анализа списка задач, необходимо их расставить по приоритетам от «A» до «E»:

• «A». Самые важные дела, которые не терпят отлагательств и имеют серьезные последствия для целей.

• «B». Важные дела, не предусматривающие столь серьезных последствий.

• «C». Желательные задачи без неприятных последствий в случае невыполнения.

• «D». Рутинные задачи, которые можно делегировать коллегам, подчиненным.

• «E». Задачи, от которых стоит отказаться.

Метод работает только если приступать к задачам из каждого последующего уровня строго после завершения предыдущих.